På det seneste har vi fået flere henvendelser fra kunder, som ønsker at få hjælp til at ”rydde op” i deres SharePoint struktur og Teams.
Over tid er deres SharePoint sandet til i filer, mapper og adgange som ingen længere kan finde rundt i.
Man tror, man bare skal bruge nogle få mapper med undermapper, og at man ikke har brug for hjælp til det. Men mange oplever, at SharePoint hurtigt kan blive uoverskueligt og svært at arbejde med.
I det her blogindlæg vil jeg vise dig, hvordan der opstår rod i SharePoint-løsninger, hvordan du kan undgå det, og hvad du skal gøre, når problemet allerede er opstået.
Læs også 5 ting, der kan gøre dit SharePoint projekt lettere
Rod i strukturen i SharePoint
Når en nystartet virksomhed tager Microsoft 365 i brug, er det helt naturligt, at man vil i gang med at bruge SharePoint så hurtigt som muligt. Man har brug for et sted at gemme dokumenter, og SharePoint er allerede en del af Microsoft 365.
Den typiske fejl, som vi ser vores kunder begå, er, at de bare opretter en mappe på startsiden i SharePoint. Bagefter opretter de flere mapper på startsiden. Virksomheden vokser, man indtager nye områder og ønsker at dele dokumenter med eksterne brugere.
Her kan du hurtigt miste kontrol over, hvilke dokumenter der ligger hvor, og hvilke dokumenter der er delt med hvem. I stedet anbefaler vi, at du laver en skitse af den struktur, du ønsker, i Excel, som består af både sider og mapper.
Hvad kan du fx overveje af sider?
Det kan fx give mening at oprette sider til forskellige dele af virksomheden – fx Startside, Administration, Salg og Projekter.
På siderne laver du mapper. Det er ikke sikkert, du kommer til at have mange dokumenter på alle disse sider i starten, men så har du til gengæld oprettet en struktur, som virksomheden kan vokse med. Om tre år bruger du højst sandsynligt stadig samme struktur.
Det er helt op til dig hvilke sider eller mapper du laver – det vigtige er, at du har bestemt dig for en struktur.
Kunder, der kommer til os for at få hjælp til at rydde op, får som regel en helt ny struktur, som filerne skal flyttes over i. Det kan være et tidskrævende arbejde at flytte dokumenterne til den nye struktur. Derfor anbefaler vi, at du laver en skitse i Excel helt fra starten.
Ryd op i adgange og rettigheder
På det seneste har vi fået flere opgaver, der involverer at sikkerhedskopiere brugerrettigheder. Vi ser ofte ledere, som deler enkelte filer med enkelte brugere. Det gør, at man hurtigt mister overblikket over, hvad der er delt med hvem.
Der findes ikke noget quickfix til at få overblikket tilbage igen.
Den eneste måde at løse det på er at rydde op i adgange på SharePoint ved at gå igennem hver eneste mappe og fil og tjekke, hvem der har fået adgang til den.
Når vi får til opgave at rydde op i rettigheder på SharePoint, starter vi ofte med at slette alle adgange. Vi laver den eksisterende mappestruktur i Excel og angiver, hvem der skal have adgang. Excel-arket viser alle eksisterende filer og mapper.
Lav rettigheder i SharePoint til grupper
Når du har ryddet op er det tid til at få styr på, hvem der skal have adgang til hvad. Og her taler vi altså ikke om enkeltpersoner.
’Best practice’, når det kommer til rettigheder, er at lave en brugergruppe, som så får adgang til mapper. Enkeltpersoner er så en del af en brugergruppe.
Undgå at give adgang til enkelte filer og mapper til enkelte brugere. Vi ser ofte, at det fungerer godt at danne rettighedsgruppe baseret på brugerroller. Fx ledelse, administration, projektledere, montører osv.
Når du får en ny ansat, bliver vedkommende tilføjet sin rette gruppe og får dermed på én gang adgang til de nødvendige filer og mapper. Og når personen stopper igen kan adgangen let fjernes via gruppen.
Det er meget enklere at bevare overblikket over, hvem der har adgang til hvad, når du arbejder med brugergrupper. Og det er faktisk endnu bedre, hvis du laver grupperne direkte i Microsoft 365.
Tag gerne fat i os
Uanset om din SharePoint er sandet til eller du står og skal i gang med et nyt projekt, så hjælper vi dig gerne. Vi er certificeret Microsoft leverandør og hjælper virksomheder med drift, udvikling og support på din IT.
Ring på telefon 70 28 66 00 eller skriv en mail til os på kontakt@nhl-data.dk, så tager vi en snak om netop din udfordring.
