På det seneste har vi fået flere henvendelser fra kunder, som ønsker at få hjælp til at ”rydde op” i deres SharePoint struktur og Teams. Det er ikke svært at begynde at gemme dokumenter på SharePoint. Det er også enkelt at lave nye teams og kanaler i Teams.

Man tror, man bare skal bruge nogle få mapper med undermapper, og at man ikke har brug for hjælp til det. Men mange oplever, at SharePoint hurtigt kan blive uoverskueligt og svært at arbejde med.

I det her blogindlæg vil jeg vise dig, hvordan der opstår rod i SharePoint-løsninger, hvordan du kan undgå det, og hvad du skal gøre, hvis problemet allerede er opstået.

Rod i strukturen i SharePoint

Når en nystartet virksomhed tager Microsoft 365 i brug, er det helt naturligt, at man vil i gang med at bruge SharePoint så hurtigt som muligt. Man har brug for et sted at gemme dokumenter, og SharePoint er allerede en del af Microsoft 365.

Den typiske fejl, som vi ser vores kunder begå, er, at de bare opretter en mappe på startsiden i SharePoint. Bagefter opretter de flere mapper på startsiden. Virksomheden vokser, man indtager nye områder og ønsker at dele dokumenter med eksterne brugere.

Her kan du hurtigt miste kontrol over, hvilke dokumenter der ligger hvor, og hvilke dokumenter der er delt med hvem. Vi anbefaler, at du laver en skitse af den struktur, du ønsker, i Excel, som består af både sider og mapper.

Hvad kan du fx overveje af sider?

Typiske sider, som de fleste virksomheder opretter, er Startside, Administration, Salg og Projekter.

På siderne laver du mapper. Det er ikke sikkert, du kommer til at have mange dokumenter på alle disse sider i starten, men så har du til gengæld oprettet en struktur, som virksomheden kan vokse med. Om tre år bruger du højst sandsynligt stadig samme struktur.

Kunder, der kommer til os for at få hjælp til at rydde op, får som regel en helt ny struktur, som filerne skal flyttes over i. Det kan være et tidskrævende arbejde at flytte dokumenterne til den nye struktur. Derfor anbefaler vi, at du laver en skitse i Excel helt fra starten.

Kontrol over adgange og rettigheder

På det seneste har vi fået flere opgaver, der involverer at sikkerhedskopiere brugerrettigheder. Vi ser ofte ledere, som deler enkelte filer med enkelte brugere. Det gør, at man hurtigt mister overblikket over, hvad der er delt med hvem.

Der findes ikke noget quickfix til at få overblikket tilbage igen.

Den eneste måde at løse det på er at rydde op i adgange på SharePoint ved at gå igennem hver eneste mappe og fil og tjekke, hvem der har fået adgang til den.

Når vi får til opgave at rydde op i rettigheder på SharePoint, starter vi ofte med at slette alle adgange. Vi laver den eksisterende mappestruktur i Excel. Excel-arket viser alle eksisterende filer og mapper.

Hvordan bør man styre rettigheder i SharePoint?

’Best practice’, når det kommer til rettigheder, er at lave en brugergruppe, som så får adgang til mapper. Enkeltpersoner er så en del af en brugergruppe.

Undgå at give adgang til enkelte filer og mapper til enkelte brugere. Vi ser ofte, at det fungerer godt at danne rettighedsgruppe baseret på brugerroller. Fx ledelse, administration, projektledere, montører osv.

Når du får en ny ansat, bliver vedkommende tilføjet sin rette gruppe og får dermed på én gang adgang til de nødvendige filer og mapper.

Det er meget enklere at bevare overblikket over, hvem der har adgang til hvad, når du arbejder med brugergrupper. Og det er faktisk endnu bedre, hvis du laver grupperne direkte i Microsoft 365.

Tag gerne fat i os

Hvis du har brug for hjælp til at lave en SharePoint-løsning, har spørgsmål om Teams eller andre tjenester i Microsoft 365, så er du meget velkommen til at kontakte os på 70 28 66 00.

Ønsker du en snak med os om Microsoft 365, sikkerhed eller drift af IT-tjenester, så er du velkommen til at ringe på telefon 70 28 66 00 eller skrive en mail til os på kontakt@nhl-data.dk.

Anbefalede indlæg

Ingen kommentarer endnu.


Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *