Du kender det sikkert: Hverdagens arbejdsopgaver presser sig på, men en teknisk fejl eller IT-udfordring sætter en stopper for det, du skulle i gang med. Det gælder stort set, uanset hvilket system du sidder med. Nogle gange hopper kæden bare af, hvilket betyder ventetid og frustration.
Vedligehold og kontrol af den daglige drift er nøglen til færre fejl og udfordringer. Det gælder også, hvis dit primære system er Dynamics.
Selvom Dynamics er et cloudsystem, kommer det ikke helt uden vedligehold. Og det gælder uanset om det er bygget direkte til din virksomhed eller ej. Alle systemer får fejl indimellem – også cloudsystemer. Det er derfor altid godt at sikre dig bedst muligt og forberede dig på, hvad du gør, når der sker fejl.
Netop det dykker vi ned i her. Vi giver dig seks punkter, du bør overveje for at få den Dynamics 365-support, du og din Dynamics fortjener, og gøre hverdagens udfordringer så ubetydelige som muligt.
Stadig i tvivl om, hvad Dynamics kan? Så læs vores artikel, der dykker ned i Dynamics’ verden.
1. Få Dynamics til at fungere i hverdagen
Lad os starte med at flyve helikopteren op og tage et overblik. For hvis du skal have Dynamics til at køre så fejlfrit som muligt, gælder det om at have styr på den daglige drift helt overordnet.
Dette læner sig meget op ad den almindelige IT-support – hvem ringer du til, hvis der er noget, der driller, eller du skal have oprettet eller slettet en bruger? Det er denne form for daglig IT-support, du har brug for, så din Dynamics 365-support kører i hverdagen.
Den daglige drift af Dynamics handler i høj grad også om at tildele rettigheder og finde ud af, hvem der skal se eller kunne hvad i systemet. Fx kan der være nogen, der ikke må oprette nye kunder, eller nogen som kun skal kunne se dele af systemet. I Dynamics kan du tildele rettigheder til grupper helt ned på enkelte funktioner, hvilket er utroligt smart. Det er dog kun smart, hvis du har helt styr på, hvem der kan hvad.
2. Optimering af processer får alt til at køre lettere
Du kan lige så godt gøre det så nemt for dig som muligt. Jo nemmere det er for dig, og jo bedre overblik du har over din Dynamics, des færre udfordringer vil du få.
I Dynamics har du muligheden for at bygge automatiseringer af arbejdsprocesser. Fx kan du let lave et tilbud baseret på produkter i systemet og håndtere hele signeringsprocessen direkte i systemet, hvor også dine kunder ligger.
Eller du kan bygge en visualisering af arbejdsprocesserne, der hjælper medarbejderen med at huske alle elementer af en specifik opgave – fx en salgsproces. Ved at optimere processerne, sørger du for, at alt kører som smurt.
Hvilke arbejdsopgaver, du bør bygge ind i systemet viser sig som regel først, når I har arbejdet i det i noget tid. Medmindre I er en virksomhed, som virkelig har styr på jeres arbejdsprocesser. Det er vores erfaring at der er virkelig mange muligheder for automatisering i systemet bag Dynamics.
3. Vedligehold af specialbyggede løsninger i Dynamics
Dynamics 365 er typisk en cloudløsning. Det betyder, at den ligger på en server hos Microsoft, og at selve grundkoden vedligeholdes af Microsoft. Langt de fleste Dynamics-løsninger er tilpassede med ændringer i grundsystemet, så løsningen passer specifikt til din virksomhed. Måske du endda har bygget en helt ny løsning op fra bunden for at tjene et specifikt behov?
Disse tilpasninger og specialbyggede løsninger skal vedligeholdes. Måske ændres der noget i grundkoden, som har indflydelse på din løsning, eller måske din virksomheds behov har ændret sig, så du har brug for at få tilføjet eller fjernet funktioner. Uanset hvad er det afgørende at vedligeholde disse dele, så det ikke får konsekvenser for dine data og derfor din virksomhed.
4. Proaktiv overvågning
Som med alt andet support, gælder det om at være et skridt foran, forebygge fejl og holde øje med om din Dynamics-løsning kører, som den skal. Her kommer overvågning ind i billedet. Du kan opsætte overvågning af funktionerne i selve løsningen. Men det er selvsagt vigtigt, at du også ved om løsningen i sig selv er nede, for så vil den overvågning, du har opsat inde i systemet, heller ikke virke.
Der er altså to former for overvågning: Den, som ligger i selve systemet, og den, som ligger uden for systemet. Begge dele er nødvendige, hvis du skal vide, når ting er fejlet i systemet. En fejl kunne være automatiske handlinger, der ikke udfører den handling, de er sat op til at udføre – fx at flytte data eller danne dokumenter.
5. Udvikling – skal der bygges mere på?
Når du har haft Dynamics i noget tid, er det vigtigt at træde et skridt tilbage og vurdere, om der er noget, der ikke fungerer. Skal der bygges mere på systemet, så det lever op til dine nuværende behov? Er der nogle funktioner, du mangler?
Langt de fleste virksomheder har behov for løbende at udvikle nye funktioner, i takt med at de udvikler sig. Det giver Dynamics dig mulighed for, så hvorfor ikke udnytte den mulighed? Måske du er startet med en lille version af systemet, men nu har brug for at skalere op. Det er oftest den bedste løsning, da du så ikke går kold i systemudviklingen, og tiden løber fra løsningen. Sørg derfor for at overveje, om der skal udvikles mere. Så er du sikker på, at du udnytter, alt det Dynamics kan, samtidig med at du undgår udfordringer i forhold til manglende funktioner.
6. Glem ikke backup i din Dynamics 365-support
Sidst men ikke mindst er det afgørende at være forberedt på, hvis serveren skulle gå ned (selvom det selvfølgelig aldrig er det, man håber på). Her er nøgleordet backup.
Dynamics ligger som sagt ofte på Microsofts servere. Servere, der har et ret avanceret sikkerheds-niveau. Men Microsoft har fx ingen garantier omkring indbygget backup af specialbyggede løsninger eller den data, der ligger i systemet – i hvert fald ikke en backup, der lever op til den standard, som en backup bør følge. Der er en form for backup, men den er oftest kortvarig og kan være svær at genskabe.
Det er derfor helt essentielt for dig at have en backup, der er bygget til at genskabe løsningen og den data, der ligger deri.
Skal vi hjælpe med din Dynamics 365-support?
Hos NHL Data ved vi, at den daglige support af Dynamics er at fikse ting, som ikke virker, men i høj grad også den administration, der ligger i bruger- og rettighedsstyring. Det er vigtigt at have personer med kompetencer til at vedligeholde dit system. Personer, der rent faktisk kender det, så du ikke skal starte forfra, hver gang du skal have lavet et eller andet.
Sammen med den daglige support, hjælper vi også gerne med udvikling af systemet, når der er behov for det.
Dét er netop, hvad vi kan hjælpe dig med. Vi er eksperter i Dynamics 365-support og er ikke længere væk end et enkelt klik. Så sænk bare skuldrene. Vi hjælper dig videre.
Tænker du stadig at Dynamics måske ikke er for din virksomhed? Så prøv lige at læs denne artikel om de 5 mest udbredte Dynamics myter.
